ONDERWIJSORGANISATIES DOEN SAMEN EUROPESE AANBESTEDING PRINTERS

15 okt 2015

“Joh, wij zijn toe aan een Europese aanbesteding voor multifunctionals”, zei Gordon Robinson, controller bij Unicoz. “En dat waren wij ook”, vertelt controller Ronald Kollen van SCOPE scholengroep. Ze bundelden de krachten en boekten een prachtig resultaat.

Nieuwe multifunctionals aanschaffen. Daarvoor heb je niet alleen productkennis nodig, je moet ook de markt kennen én weten hoe een Europese aanbesteding in z’n werk gaat. Dus nadat Kollen en zijn controller-collega van Unicoz besloten samen op te trekken in deze aanbesteding, zochten ze via Verus contact met Printen voor Scholen. Docuconsult ondersteunde de besturen vervolgens in dit proces.

Van aanbesteding tot onderhoud

“Wij wilden ontzorgd worden. Niet zelf de administratie van het kopieergebeuren bijhouden en achter het contractbeheer en onderhoud aangaan”, verklaart Kollen het contact met Docuconsult. “We sloten een overeenkomst waar zowel de Europese aanbesteding als het contractbeheer inzit.”

Dat betekent niet dat de controllers vervolgens op hun lauweren konden gaan rusten. “Er zit nog wel een hoop eigen tijd in”, vindt Kollen. “Maar dat vind ik wel goed: je moet betrokken blijven. Het programma van eisen schrijven en beoordelen van de offertes bijvoorbeeld, is een pittig stukje werk, maar een meerwaarde voor je eigen organisatie: je bent je bewuster van wat je kiest.”

Besparing en kwaliteit 

Met de aanbesteding werd een “prachtig resultaat geboekt”. “We zijn alle twee erg tevreden. Niet alleen over de besparing, we kozen vooral voor kwaliteit.”

Samen optrekken

Optrekken met een ander bestuur zou Kollen zeker aanbevelen. “Je kunt kennis en ervaringen uitwisselen. Ook dek je risico’s af en kun je samen snel tot mooie resultaten komen.”

Waar een partner in zo’n inkoopproces aan moet voldoen? “Je moet je kunnen spiegelen aan elkaar. SCOPE en Unicoz lijken wel op elkaar: we hebben allebei primair en voortgezet onderwijs en een herkenbare structuur, omvang en dus ook problematiek. Je herkent elkaars perikelen.”

Kollen was eerder via Verus betrokken bij een aanbesteding van kantoorartikelen. “Samen aan tafel zitten gaf een goede boost.”

Is Printen voor Scholen iets voor u? Bekijk het hier. En u kunt altijd contact opnemen met Pascal van Onna om te sparren over de mogelijkheden voor uw organisatie.